Sunday, April 3, 2016

Review ulang analisis buku tentang sistem informasi manajemen (SIM), “prinsip-prinsip SIM” oleh GEORGE M.SCOTT, penerbit Rajawali pers


A.    Definisi Sistem Informasi Manajemen

Ada beberapa pengertian dari menurut para ahli tentang Sistem, Informasi, Manajemen, dan SIM (Sistem Informasi Manajemen).
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.(Jogiyanto,2005,1).

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.(Jogiyanto,2005,2).

“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” .(Jogiyanto,2005; 8).

sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian’.(Jogiyanto,2005,14).

Menurut George M.Scott, dalam buku ‘Prinsip-prinsip SIM’ adalah :
‘Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan’.

         Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

        Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer(computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1.     Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari    transaksi keuangan.
2.    Sistem informasi pemasaran (marketing information system),menyediakan informasi
    untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan
    penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.     Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4.     Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5.     Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6.     Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7.   Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8.   Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9.   Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10.   Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management),managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran,
pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.
Sedangkan middle level management, dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang.

Lower level management disebut degan operating managementdapat meliputi mandor dan pengawas. Top level managementdisebut juga dengan strategic level, middle level managementdengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.



Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
     1)     Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
     2)    Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
     3)    Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

B.     Evolusi/Perkembangan Konsep SIM
Gagasan sebuah sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuankeorganisasian untukmenerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian menyolok sehingga SIM dianggap sesuatu yang baru karena baru kini dapat dipakai. Banyak dari gagasan yang merupakan bagian SIM berkembang/ berevolusi dari bagian ilmu pengetahuan lain. Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan sistem yang sangat penting dalam melacak asal mula konsep SIM: perakunan manajerial, ilmu pengetahuan manajemen, teori manajemen, dan pengolahan komputer.

1.     Perakunan Manajerial
Disini perlu dianggap bahwa bidang perakunan dibagi atas dua bidang pokok, yaitu perakunan keuangan dan perakunan manajerial. Perakunan keuangan (financial accounting) berhubungan dengan pengukuran pendapatan dalam suatu periode tertentu, misal dalam satu bulan atau satu tahun (laporan rugi-laba/income statement) dan melaporkan status keuangan pada akhir periode (neraca). Karena sebuah oraganisasi beroperasi secara terus menerus sepanjang waktu, pengukuran pendapatan untuk suatu jangka waktu tertentu meliputi pertanyaan-pertanyaan pengukuran penerimaan dalam suatu periode dan mengenali serta membandingkan biaya yang timbul untuk menghitung laba.

Sistem pelaporan untuk organisasi yang dikembangkan oleh perakunan manajerial pada umumnya mencerminkan gagasan perakunan tanggungjawab (responsibility accounting) dan perakunan mampulaba (profitability accounting). Laporan tersebut disusun untuk menunjukkan adanya penyimpangan dari rencana prestasi dan sebab-sebab penyimpangan tersebut.Analisis biaya dipakai dalam perakunan manajerial untuk menentukan biaya yang paling relevan dalam pengambilan keputusan. Biaya yang relevan ini dapat berupa biaya penuh(full cost), biaya langsung (direct cost), biaya marjinal (marginal cost), biaya penggantian (replacement cost), biaya keluangan (opportunity cost) atau lain-lainnya.

Perakunan manajerial juga menggunakan teknik keputusan yang berorientasi pada biaya seperti penganggaran modal, analisis impas dan penetapan harga transfer.Singkatnya, perakunan keuangan adalah sebuah sistem informasi dengan aturan dan pengolahan ke arah menyuguhkan informasi yang tepat bagi penanam modal dan pemberikredit. Perakunan manajerial adalah sebuah sistem informasi yang berorientasi pada manajemen intern serta pengendalian dan karenanya berhubungan erat dengan SIM.

2.     Ilmu Pengetahuan Manajemen
Ilmu manajemen atau penelitian operasional adalah penerapan metode ilmiah dan teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di antara konsep-konsep pokoknya adalah:
      a.     Penekanan ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode ilmiah pada penelitian.
       b.     Memakai model matematis dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis.
       c.     Bertujuan mencari keputusan optimal atau kebijakan optimal.
Ilmu pengetahuan manajemen dalam penyelesaiannya cenderung memakai kriteria ekonomis atau teknik daripada kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis dalammemecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam organisasi yang paling menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya manajemen sediaan barang (inventory management)telah mendapat perhatian besar, demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan(transportation routing), dan analisis penanaman modal.

       a.     Beberapa teknik umum sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah:
       b.     Pemrograman linier (linear programming)
       c.     Pemrograman integer (integer programming)
       d.     Pemrograman dinamis (dynamic programming)
       e.     Teori pengantrian (queueing theory)
       f.     Teori permainan (game theory)
       g.     Teori keputusan (decision theory)
       h.     Simulasi (simulation)

Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan penting dalam sistem informasi manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu pengetahuan manajemen telahmengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan komputer dalam banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan, pemakaian model, teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan algoritma pemecahan berdasarkan komputer umumnya digabungkan dalam rancangan SIM.

3.     Teori Manajemen
Dalam memahami evolusi konsep SIM, perkembangan terakhir dalam teori manajemen
cukup pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan manajemen perkembangannya menekankan optimisasi sebagai tujuan, maka teori manajemen sekarang menekankan pemuasan danmempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan. Sejumlah periset manajemen telah memusatkan perhatian pada segi-segi keperilakuan dan motivasi padastruktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi. Perkembangan dalam teori manajemen
ini penting untuk merancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan sistem manusia/mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model-model keputusan.

4.     Pengolahan Komputer
Semula komputer tidak direncanakan untuk pengolahan informasi, tetapi kini terutama
justru diterapkan dalam bidang ini. Persyaratan teknis sebuah sistem informasi manajemen  berdasarkan komputer secara singkat, adalah:



C. SIM di Mata Pemakai

Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut:
Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input) pada  saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang disusun. Prosedur baru untukmengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat-alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.

Para penyelia tingkat pertama akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam pemerolehan informasi. Informasi keadaan juga akan dicapai secara jauh lebih mudah. Model-model keputusan dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadualan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi menjadi lebih besar frekuensinya.

Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari kemampuan SIM. Database diselidiki untuk kemungkinan sesuatu persoalan. Datanya dianalisis guna menemukan pemecahan yang mungkin. Model perencanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut memberikan cara-cara penelitian dan rancangan, sementara para staf ahli merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.

Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk memperoleh informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia/mesin dan prosedur keputusan untuk membantu dalam mencapai sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu sediaan barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal jumlah pesanan. Dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat muatan kendaraan untukmencapai pembelian yang ekonomis, mungkin algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan untuk membantu manajer dalam mencapai sebuahpemecahan yang memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah dialog manusia/mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.
Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan ancangan SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang lebih sama, tetapi akan terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat onlie dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan berkembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianyainformasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis, perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan dan dukungan informasi lebih baik.

D. Konsep Pokok
Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis.
SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya. Oleh sebab itu
pemahaman utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga
termasuk memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian
informasi, dan nilai informasi. Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep utama
secara singkat.

E. Pokok-pokok SIM
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
                  a. Perangkat lunak sistem umum
                  b. Perangkat lunak terapan umum
                  c. Program aplikasi
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5.     Petugas Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
Program untuk melaksanakan pengolahan computer Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya). Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

1)   Subsistem fungsi keorganisasian
Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandangsebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan lainnya.Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang lebih kecil.


2)   Subsistem Kegiatan
Satu ancangan lain untuk memahami struktur sebuah sistem informasi adalah dalam bentuk subsistem yang melaksanakan berbagai kegiatan. Beberapa subsistem kegiatan akanbermanfaat bagi lebih dari satu subsistem fungsi keorganisasian; sedangkan lainnya mungkin akan berguna untuk hanya satu fungsi. Contohsubsistem kegiatan pokok adalah:


F.   Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1.     Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2.     Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3.     Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4.     Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5.     Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6.     Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7.     Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8.     Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9.     Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10.   Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11.   SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan, model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a.     Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
b.     Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c.     Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a.     Proses transaksi
b.     Proses laporan
b.     Proses pemeriksaan


14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya. Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai Berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan

15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan,
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a.     Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b.     Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c.     Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d.    Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e.     Prospek bagi industri di daerah lain.
f.     Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g.     Peluang bagi karya usaha baru.

h.     Alternatif strategi.

No comments:

Post a Comment