A. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Ada beberapa
pengertian dari menurut para ahli tentang Sistem, Informasi, Manajemen, dan SIM
(Sistem Informasi Manajemen).
“Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan ,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran yang tertentu”.(Jogiyanto,2005,1).
“Sistem
adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu”.(Jogiyanto,2005,2).
“Informasi
diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya” .(Jogiyanto,2005; 8).
sistem
informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam
suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian’.(Jogiyanto,2005,14).
Menurut
George M.Scott, dalam buku ‘Prinsip-prinsip SIM’ adalah :
‘Sistem
Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi
data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria
mutu yang telah ditetapkan’.
Sistem
informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan
singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi
untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai
kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara
teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah
mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.Lebih
lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang
didasarkan pada komputer(computer-based information processing). SIM merupakan
kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya
organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi (accounting
information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing
information system),menyediakan informasi
untuk penjualan, promosi penjualan,
kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan
penelitian pasar dan lain sebagainya yang
berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan
(inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel
information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution
information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing
information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury
information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit
analiysis information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan
(research and development information systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering
information systems)
Semua
sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada
semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level
management),managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen
tingkat atas (top level management).
Top
level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama
(president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi
pemasaran,
pembelian,
teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.
Sedangkan
middle level management, dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan
manajer-manajer cabang.
Lower
level management disebut degan operating managementdapat meliputi mandor dan
pengawas. Top level managementdisebut juga dengan strategic level, middle level
managementdengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
Konsep
Dasar Informasi
Terdapat
beberapa definisi, antara lain :
1) Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2) Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang
dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.
Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan
mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan
dilakukan.
3) Data organized to help choose some current
or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called
business decision making).
B. Evolusi/Perkembangan Konsep SIM
Gagasan
sebuah sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan
telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuankeorganisasian
untukmenerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian
menyolok sehingga SIM dianggap sesuatu yang baru karena baru kini dapat dipakai.
Banyak dari gagasan yang merupakan bagian SIM berkembang/ berevolusi dari
bagian ilmu pengetahuan lain. Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan
sistem yang sangat penting dalam melacak asal mula konsep SIM: perakunan
manajerial, ilmu pengetahuan manajemen, teori manajemen, dan pengolahan
komputer.
1. Perakunan Manajerial
Disini
perlu dianggap bahwa bidang perakunan dibagi atas dua bidang pokok, yaitu
perakunan keuangan dan perakunan manajerial. Perakunan keuangan (financial
accounting) berhubungan dengan pengukuran pendapatan dalam suatu periode
tertentu, misal dalam satu bulan atau satu tahun (laporan rugi-laba/income
statement) dan melaporkan status keuangan pada akhir periode (neraca). Karena
sebuah oraganisasi beroperasi secara terus menerus sepanjang waktu, pengukuran
pendapatan untuk suatu jangka waktu tertentu meliputi pertanyaan-pertanyaan
pengukuran penerimaan dalam suatu periode dan mengenali serta membandingkan
biaya yang timbul untuk menghitung laba.
Sistem
pelaporan untuk organisasi yang dikembangkan oleh perakunan manajerial pada
umumnya mencerminkan gagasan perakunan tanggungjawab (responsibility
accounting) dan perakunan mampulaba (profitability accounting). Laporan
tersebut disusun untuk menunjukkan adanya penyimpangan dari rencana prestasi
dan sebab-sebab penyimpangan tersebut.Analisis biaya dipakai dalam perakunan
manajerial untuk menentukan biaya yang paling relevan dalam pengambilan
keputusan. Biaya yang relevan ini dapat berupa biaya penuh(full cost), biaya
langsung (direct cost), biaya marjinal (marginal cost), biaya penggantian
(replacement cost), biaya keluangan (opportunity cost) atau lain-lainnya.
Perakunan
manajerial juga menggunakan teknik keputusan yang berorientasi pada biaya
seperti penganggaran modal, analisis impas dan penetapan harga
transfer.Singkatnya, perakunan keuangan adalah sebuah sistem informasi dengan
aturan dan pengolahan ke arah menyuguhkan informasi yang tepat bagi penanam
modal dan pemberikredit. Perakunan manajerial adalah sebuah sistem informasi
yang berorientasi pada manajemen intern serta pengendalian dan karenanya
berhubungan erat dengan SIM.
2. Ilmu Pengetahuan Manajemen
Ilmu
manajemen atau penelitian operasional adalah penerapan metode ilmiah dan
teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di
antara konsep-konsep pokoknya adalah:
a. Penekanan ancangan sistematis dalam
pemecahan persoalan dan penerapan metode ilmiah pada penelitian.
b. Memakai model matematis dan prosedur
matematis serta statistis dalam analisis.
c. Bertujuan mencari keputusan optimal atau
kebijakan optimal.
Ilmu
pengetahuan manajemen dalam penyelesaiannya cenderung memakai kriteria ekonomis
atau teknik daripada kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis
dalammemecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam
organisasi yang paling menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis.
Misalnya manajemen sediaan barang (inventory management)telah mendapat
perhatian besar, demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik,
penjaluran angkutan(transportation routing), dan analisis penanaman modal.
a. Beberapa teknik umum sehubungan dengan
ilmu pengetahuan manajemen adalah:
b. Pemrograman linier (linear programming)
c. Pemrograman integer (integer programming)
d. Pemrograman dinamis (dynamic programming)
e. Teori pengantrian (queueing theory)
f. Teori permainan (game theory)
g. Teori keputusan (decision theory)
h. Simulasi (simulation)
Ilmu
pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan penting dalam sistem informasi
manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu pengetahuan manajemen telahmengembangkan
prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan komputer dalam
banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan
persoalan, pemakaian model, teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan
algoritma pemecahan berdasarkan komputer umumnya digabungkan dalam rancangan
SIM.
3. Teori Manajemen
Dalam
memahami evolusi konsep SIM, perkembangan terakhir dalam teori manajemen
cukup
pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan manajemen perkembangannya menekankan
optimisasi sebagai tujuan, maka teori manajemen sekarang menekankan pemuasan
danmempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan. Sejumlah
periset manajemen telah memusatkan perhatian pada segi-segi keperilakuan dan
motivasi padastruktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi.
Perkembangan dalam teori manajemen
ini
penting untuk merancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan sistem
manusia/mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model-model keputusan.
4. Pengolahan Komputer
Semula
komputer tidak direncanakan untuk pengolahan informasi, tetapi kini terutama
justru
diterapkan dalam bidang ini. Persyaratan teknis sebuah sistem informasi
manajemen berdasarkan komputer secara
singkat, adalah:
C.
SIM di Mata Pemakai
Kebanyakan
pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut:
Petugas
administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input)
pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah
data base sedang disusun. Prosedur baru untukmengendalikan data akan
ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat-alat online
seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para
petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya
mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.
Para
penyelia tingkat pertama akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi akan
merasakan peningkatan besar dalam pemerolehan informasi. Informasi keadaan juga
akan dicapai secara jauh lebih mudah. Model-model keputusan dapat membantu
perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadualan. Laporan
cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih
mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi menjadi lebih besar
frekuensinya.
Staf
ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari
kemampuan SIM. Database diselidiki untuk kemungkinan sesuatu persoalan. Datanya
dianalisis guna menemukan pemecahan yang mungkin. Model perencanaan dipakai
untuk menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer.
Model dasar tersebut memberikan cara-cara penelitian dan rancangan, sementara
para staf ahli merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.
Manajer
pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk memperoleh informasi yang
relevan dengan fungsi mereka. Untuk pengambilan keputusan, sistem tersebut
dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat
memberikan analisis manusia/mesin dan prosedur keputusan untuk membantu dalam
mencapai sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk
suatu sediaan barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus,
misalnya perihal jumlah pesanan. Dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah
tempat muatan kendaraan untukmencapai pembelian yang ekonomis, mungkin
algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan
untuk membantu manajer dalam mencapai sebuahpemecahan yang memuaskan.
Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah dialog manusia/mesin
untuk mengadakan percobaan pemecahan.
Secara
ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan ancangan
SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang lebih sama, tetapi
akan terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat onlie dipakai.
Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan berkembang, tetapi akan
terjadi peningkatan tersedianyainformasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban
atas permintaan informasi, analisis, perencanaan dan pengambilan keputusan akan
mendapat pengolahan dan dukungan informasi lebih baik.
D.
Konsep Pokok
Sebuah
sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis.
SIM
berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya. Oleh sebab itu
pemahaman
utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga
termasuk
memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian
informasi,
dan nilai informasi. Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep utama
secara
singkat.
E.
Pokok-pokok SIM
Sebuah
sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1.
Perangkat keras komputer
2.
Perangkat lunak
a.
Perangkat lunak sistem umum
b.
Perangkat lunak terapan umum
c.
Program aplikasi
3.
Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4.
Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam
hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
Program
untuk melaksanakan pengolahan computer Prosedur untuk membuat terapan menjadi
operasional (formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan
seterusnya). Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi
keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam
bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.
1) Subsistem fungsi keorganisasian
Fungsi-fungsi
keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara
manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat
dipandangsebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk
setiap fungsi utama keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada
organisasi satu dengan lainnya.Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk
mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana subsistem dapat dirancang. Subsistem
ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang lebih kecil.
2) Subsistem Kegiatan
Satu
ancangan lain untuk memahami struktur sebuah sistem informasi adalah dalam
bentuk subsistem yang melaksanakan berbagai kegiatan. Beberapa subsistem
kegiatan akanbermanfaat bagi lebih dari satu subsistem fungsi keorganisasian;
sedangkan lainnya mungkin akan berguna untuk hanya satu fungsi. Contohsubsistem
kegiatan pokok adalah:
F. Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen,
maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang
dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing
tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa
kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang
tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan
adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan
keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang
efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan
keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan
pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami
konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi
pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi
untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan
pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah
cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang
terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi
untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten
dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM
untuk Pendukung Pengambilan Keputusan, model dari sistem dengan mana keputusan
diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup
menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari
lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan
semua akibat atau hasilnya masing-masing
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan
sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan
sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
12.
SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga
tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada
tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada
tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan
persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari
hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan
pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan
tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya
terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan
pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan
tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk
perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk
pengendalian operasional.
13.
Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian
operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan
secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan
aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan
bisa diprogramkan.
Pendukung
pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
b. Proses pemeriksaan
14.
Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi
pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur
pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru
untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses
pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1)
Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2)
Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3)
Sebab penyimpangan
4)
Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database
untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : (1) database dari
operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan
perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti
perbandingan industri dan indeks biaya. Proses untuk mendukung keputusan
kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai Berikut :
1)
Model perencanaan dan anggaran
2)
Program-program laporan penyimpangan
3)
Model-model analisis masalah
4)
Model-model keputusan
5)
Model-model pemeriksaan/pertanyaan
15.
Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan
perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu
organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan
strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa
diadakan,
Aktifitas
perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti
kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur,
meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan
tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam
perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan
perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan
perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut
pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa
mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa
ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi.
No comments:
Post a Comment